01Antes de empezar
CheckFlow no es un GMAO. Nació de una necesidad muy concreta: que el jefe de mantenimiento dejara de escribir en papel, dejara de buscar informes que nadie encuentra, dejara de perder tiempo en hojas de cálculo, y tuviera por fin datos objetivos detrás de cada decisión.
Si eres jefe de mantenimiento de un hotel y hoy estás usando Excel, papel o WhatsApp para llevar Legionella, piscinas, APPCC y agua de consumo, CheckFlow es para ti.
Es para ti si…
- ·Tienes obligación de llevar registros de Legionella, APPCC, piscinas o agua de consumo
- ·Controlas consumos de agua, luz, gas, gasoil, GLP o energía térmica
- ·Necesitas dejar constancia digital del trabajo de tu equipo
- ·Buscas algo que funcione desde el móvil, sin formación compleja
- ·Estás harto de perder tiempo con papeles e informes que nadie encuentra
No es para ti si…
- ·Necesitas un GMAO completo con inventario de repuestos y OEE
- ·Requieres integración con SAP, Maximo u otros ERPs
- ·Necesitas lectura automática de contadores inteligentes (IoT/AMR)
- ·Buscas el importe exacto de tu factura eléctrica
Prueba gratuita de 2 meses · sin tarjeta de crédito
Tiempo suficiente para configurar los 4 pilares normativos, imprimir QRs de FixFlow en las habitaciones y ver el flujo completo en marcha — programado y reactivo — antes de decidir si sigues.
02Cómo se organiza CheckFlow
Antes de meterte en el wizard, entiende el mapa mental. Son tres conceptos que te ahorrarán tiempo después.
CheckFlow + FixFlow incluido
Lo programado (consumos, inspecciones, personal) vive en CheckFlow, con el menú agrupado en bloques que se pliegan. Lo reactivo —las averías— vive en FixFlow bajo la subruta /fix — mismo login, mismos usuarios, sin coste extra.
Contadores de agua, electricidad, gas, gasoil, GLP y energía térmica. Lecturas diarias o según frecuencia. Alertas automáticas por desviación. Previsión de consumos.
Rondas, plantillas normativas, checklists, activos y no conformidades. Trazabilidad, firma digital y foto.
Partes de avería del día a día. QR para el cliente del hotel, cuenta por departamento (recepción, pisos, cocina…), asignación automática por categoría. Sin contratos extra.
Roles del equipo
Tres roles operativos de CheckFlow + los departamentos del hotel que se activan al usar FixFlow.
Cuatro pilares normativos + biblioteca completa
Los 4 pilares son las normativas que generan registros recurrentes obligatorios y sancionables en cualquier hotel. CheckFlow trae plantillas mantenidas para cada una:
Además, cubre: RITE (climatización), RIPCI (contra incendios), REBT (baja tensión), ascensores, calderas, grupos electrógenos, centros de transformación, GLP, residuos… Con plantillas personalizables para cualquier protocolo que tengas.
La diferencia importante: los 4 pilares son los que generan registros diarios o semanales obligatorios y los que inspecciona Sanidad. El resto son revisiones periódicas (anuales, OCA) que también llevas pero con menos frecuencia. CheckFlow los distingue para que no pierdas de vista lo que es urgente.
Base estatal · personalizable por comunidad autónoma
Los 4 pilares que trae CheckFlow reflejan la normativa estatal. Cada comunidad autónoma puede tener rangos más estrictos o parámetros adicionales — por ejemplo, en Canarias el cloro libre residual en piscinas es 0,8–2 ppm (no 0,5–2 estatal) y se exige el control de materias en suspensión. Tras importar una plantilla, ajustas los rangos y añades parámetros desde el panel en un par de minutos. Sin esperar actualizaciones. Tú conoces tu zona mejor que nadie.
03Crear tu cuenta
Haz clic en "Probar gratis" desde cualquier parte de la web e introduce:
- Tu nombre
- El nombre de tu empresa o instalación
- Un email real (recibirás alertas e informes mensuales)
- Una contraseña de mínimo 8 caracteres
Menos de un minuto. Sin tarjeta de crédito. Nada más terminar el registro, la aplicación te lleva directamente al wizard de configuración inicial.
04El wizard — tu instalación en minutos
Aquí está el corazón del onboarding. En vez de darte una aplicación vacía para que la rellenes contador a contador durante días, CheckFlow te hace un recorrido en dos pasos con preguntas guiadas y genera todo lo necesario. No te pide CIF, dirección ni teléfono — esos los rellenas después desde Mi Empresa cuando los tengas a mano.
Menú con 4 secciones · mini-wizards conversacionales
Una pantalla principal con cuatro tarjetas grandes. Cada una abre un mini-asistente con preguntas de una en una, con barra de progreso y opción de saltarse la sección que no aplique:
- ⚡Energía y Suministros — contadores con coste medible: agua, eléctrico, caldera con combustible, gasoil, GLP, biomasa.
- 🛡4 Pilares Normativos — Legionella, Piscinas, APPCC cámaras y Agua de consumo. Para piscinas y spas indicas desinfectante (cloro, electrolisis, bromo…) y si están climatizadas — información clave para SILOE.
- 🔧Instalaciones y Equipos — climatización, ascensores, grupo electrógeno, PCI, eléctrica BT, centros de transformación, solar térmica para ACS, planta de ósmosis/desaladora.
- 🌿Medio Ambiente — archivo cronológico de residuos (Ley 7/2022) y libro F-Gas (RD 115/2017).
Revisión de lo que CheckFlow ha generado
Ves de un vistazo todas las zonas, activos, contadores y plantillas normativas creadas automáticamente. Si has creado contadores con nombre genérico ("Contador agua general", "Depósito gasoil 1"…), puedes pulsar "Empezar por renombrar" y entras directamente al listado de Contadores con un banner azul arriba y un chip "Sin revisar" al lado de cada nombre. Lo mismo verás en Activos. Cada chip desaparece la primera vez que abres ese elemento y pulsas Guardar — es la señal de "ya lo he revisado". Sin contadores, sin checklists adicionales: solo abrir, ajustar nombre/zona/foto si quieres, y guardar.
El ahorro real, en números
Un hotel con piscina climatizada, cocina, 2 calderas, 3 ascensores y climatización centralizada genera automáticamente con el wizard:
Lo importante: el wizard te ahorra horas — o días — de configuración manual. Cuanto mejor conozcas tu instalación, más datos metas y más ahorro tendrás después. Alguien con la instalación en la cabeza puede completar el wizard en 10-15 minutos. Eso mismo, hecho contador a contador y plantilla a plantilla en Excel o en la propia app, son días de trabajo.
05Personaliza y activa a tu ritmo
El wizard crea todo en estado inactivo a propósito. Esto te permite entrar en el panel y preparar las cosas con calma, sin que CheckFlow te genere rondas de inspección inmediatas ni te llene el móvil de notificaciones desde el primer minuto.
Cosas que puedes hacer en esta fase, a tu ritmo, sin prisa:
- Renombrar los puntos con nombres reales de tu instalación: Piscina 1 → Vaso climatizado norte
- Añadir fichas técnicas a los equipos (marca, modelo, número de serie, potencia, año…) — con campos libres, no hay límite
- Subir fotos de cada equipo como referencia visual
- Configurar los contadores con su valor inicial real y su frecuencia de lectura (diaria, semanal, mensual)
- Ajustar las plantillas — añadir parámetros específicos de tu comunidad autónoma si los tienes
- Activar cada elemento cuando estés listo. Las rondas solo se generan para plantillas activas
Sin sorpresas el primer día
CheckFlow no empezará a pedirte nada hasta que actives las cosas. El control del ritmo lo llevas tú.
06Invita a tu equipo
Desde Usuarios puedes crear cuentas para las personas que van a usar CheckFlow. Solo necesitas nombre y email. Sin límite: CheckFlow no cobra por usuarios.
Técnicos
Las personas que van a estar en campo. Les invitas, reciben un email con su acceso, e instalan la PWA de CheckFlow en el móvil — funciona como una app nativa, sin pasar por App Store ni Google Play.
- Compatible con iPhone (Safari) y Android (Chrome)
- Funciona offline — las lecturas se guardan en el móvil y se sincronizan al recuperar WiFi
- Captura fotos del contador como prueba visual de cada lectura
- Escanea códigos QR para acceder directamente a cada contador o activo
Director (opcional)
Si en tu organización hay una dirección o gerencia que quiere ver los indicadores clave sin riesgo de tocar nada, puedes darle un rol de Director. Es solo lectura: ve KPIs consolidados, anillo de cumplimiento, comparativa año actual contra anterior, alertas críticas y semáforo normativo. Entra, consulta y sale. Cero riesgo de romper nada por error.
Telegram para alertas instantáneas
Desde Mi Perfil → Notificaciones, cada usuario puede vincular su cuenta con un bot de Telegram para recibir alertas al instante en su móvil. Es gratis, tarda menos de 2 minutos, y es la forma más rápida de que el manager se entere de una desviación antes de que llegue la factura.
07Día 1 en marcha
Con todo configurado, invitado y activado, así es el día a día:
Consumos
- El técnico abre su parte diario en el móvil y ve solo los contadores que toca leer hoy, según la frecuencia configurada de cada uno
- Escanea el QR del contador, introduce el valor y hace la foto como evidencia
- CheckFlow compara cada lectura con la media semanal y, si la desviación supera el 20% (o el umbral que hayas configurado), se crea una alerta con severidad proporcional y te llega por Telegram al instante
- El manager ve en su dashboard el Scoring de Cumplimiento en tiempo real: porcentaje de lecturas y rondas completadas, semáforo verde/amarillo/rojo
Inspecciones
- Las rondas de inspección se generan automáticamente cada hora, con la franja horaria que hayas definido en cada plantilla (ejemplo: una plantilla de cocina a las 14:00 genera su ronda a las 14:00, no por la mañana)
- El técnico ve sus rondas del día, entra en cada checklist, rellena los campos (sí/no, numérico, selección, texto libre) y firma
- Si un valor sale fuera de rango o hay un KO en un checklist, CheckFlow crea automáticamente una No Conformidad. El manager la recibe y asigna la acción correctora a un responsable —técnico o él mismo—, el responsable firma, ejecuta, opcionalmente sube foto del antes y del después, y el manager verifica y cierra
- Ante un incidente normativo que exige actuación inmediata (ej. contaminación biológica de un vaso de piscina), el técnico abre un protocolo de incidente in situ con su checklist — guardado parcial incluido, porque el protocolo puede durar horas
En FixFlow (averías reactivas)
- Antes del día 1, crea las habitaciones e imprime los QRs desde FixFlow → Habitaciones → Imprimir QRs. Pega cada QR en un sitio discreto (el cuadro eléctrico de la habitación es lo ideal). Al hacer check-in al cliente, infórmale: "Para cualquier avería, escanea el QR del cuadro eléctrico"
- El cliente escanea, completa el wizard de 3 clicks (categoría → problema → enviar). Recepción lo ve al instante en su inbox. El técnico lo ve en su pantalla con badge "Sin asignar" — pulsa "Empezar" y se autoasigna
- Los empleados departamentales (pisos, cocina, restaurante…) entran a checkflow.es/fix, reportan averías que ven en su área. Cada uno solo ve sus categorías relevantes
- El técnico resuelve, escribe una nota interna y opcionalmente un mensaje al cliente. Si el cliente vuelve a escanear el QR, ve el estado y el mensaje. Sin email ni app
- El manager ve el dashboard de FixFlow con KPIs operativos, ranking de habitaciones y equipos más problemáticos del año — argumentos objetivos para defender inversiones o cambios de proveedor ante la propiedad
Y todo queda registrado
Cada lectura, cada inspección, cada NC y cada protocolo de incidente queda con fecha, hora, usuario responsable, foto y firma. Trazabilidad completa — si un día Sanidad viene a inspeccionar, abres CheckFlow y enseñas todo en pantalla o exportas el PDF del período que te pidan.
Cuando llegue el inspector
El inspector viene por un pilar concreto: Legionella, Piscinas, APPCC o Agua de consumo. Tú entras a Mi Empresa → Libros normativos, eliges el pilar que te pida, filtras por plantilla, año o punto, y le enseñas los registros en tu pantalla mientras los va pidiendo. Si quiere copia hay botón de imprimir o exportar a Excel. El valor real no es la herramienta, es la velocidad con la que dominas tus datos — un manager que abre los registros en segundos y contesta sin titubear transmite control. Y un inspector que ve control se relaja, no busca a saco.
+Siguiente paso: sácale más
Cuando lleves unas semanas con CheckFlow funcionando y los datos empiecen a acumularse, tienes más cosas esperándote:
SILOE — Declaración anual piscinas
CheckFlow genera el fichero XML que el Ministerio de Sanidad exige cada año antes del 30 de abril, a partir de las inspecciones de piscina que tus técnicos ya registran a diario. Lo descargas y lo subes al portal SILOE con tu certificado digital. Otras plataformas cobran 20-90€/mes solo por esto — aquí viene incluido.
Informes PDF mensuales
El día 1 de cada mes recibes en tu email un PDF completo con el resumen del mes cerrado: consumos, costes estimados, alertas, rendimiento del equipo. Automático.
Flow — asistente IA integrado
Un chat dentro de la aplicación para resolver dudas sobre cómo funciona cualquier parte. Pregúntale a Flow en español cualquier cosa sobre CheckFlow y te responde al momento.
Previsión de consumos
Tras unas semanas de lecturas acumuladas, CheckFlow empieza a ofrecer previsiones a 3 meses con mini-gráficas basadas en media móvil, tendencia lineal y estacionalidad.
Exportación Excel
Puedes descargar los datos de lecturas, inspecciones, consumos e informes en formato Excel en cualquier momento — tus datos son tuyos, sin barreras.
2FA por email
Verificación en dos pasos obligatoria para el manager (es el rol con acceso completo a los datos del hotel) y opcional para director y super_admin. Al iniciar sesión desde un dispositivo nuevo, se envía un código al correo. El dispositivo queda como "de confianza" durante 30 días.
¿Listo para empezar?
Crea tu cuenta gratuita, pasa el wizard tranquilo, personaliza a tu ritmo y empieza a ver resultados reales desde la primera semana.